Κάθε έτος πραγματοποιείται συνάντηση μεταξύ της Επιτροπής Χ.Μ. ΕΟΧ και του Εθνικού Σημείου Επαφής.
Το Εθνικό Σημείο Επαφής είναι αρμόδιο για τη διοργάνωση της συνεδρίασης και, όπου απαιτείται, επιτόπιων επισκέψεων.

• Η ετήσια συνάντηση επιτρέπει στην Επιτροπή Χ.Μ. ΕΟΧ και στο ΕΣΕ να εξετάσουν την πρόοδο η οποία έχει επιτευχθεί σε σχέση με τις προηγούμενες περιόδους αναφοράς και να συμφωνήσουν στη λήψη τυχόν αναγκαίων μέτρων. Η ετήσια συνάντηση συνιστά φόρουμ για τη συζήτηση θεμάτων διμερούς ενδιαφέροντος.
• Εκπρόσωποι της Αρχής Ελέγχου, της Αρχής Πιστοποίησης, των Διαχειριστών Προγραμμάτων, των Εταίρων Προγραμμάτων και μέλη της Μεικτής Επιτροπής για το Ταμείο των Διμερών Σχέσεων μπορεί να κληθούν να συμμετάσχουν στη συνάντηση.
• Οι αποφάσεις που λαμβάνονται στην ετήσια συνάντηση καταγράφονται στα πρακτικά, τα οποία εγκρίνονται από τα δύο μέρη. Το ΕΣΕ είναι αρμόδιο για τη σύνταξη των πρακτικών της συνεδρίασης, συνοψίζοντας
  τα κύρια σημεία και τις ενέργειες που συζητήθηκαν στη συνάντηση, και ακολουθώντας τη δομή της ημερήσιας διάταξης. Τα πρακτικά πρέπει να είναι προσανατολισμένα σε θέματα που αφορούν τη λήψη των αποφάσεων, την παρακολούθηση των προγραμμάτων και συγκεκριμένα καθήκοντα.